Buscando visibilidade e redução de despesas em telecom

Responda rápido: quanto você gasta com telecomunicações todo mês? Quanto desse valor está em voz? Quanto você gasta por operadora contratada? Quais departamentos puxam essa despesa todo mês? E quem são os colaboradores que fazem parte daquele grupo que utiliza mal os recursos e acaba puxando mais os custos?

Se você não sabe responder boa parte destas questões, fique tranqüilo: você está acompanhado de mais da metade de seus pares na gestão de TI. A gestão de telecomunicações é complexa, especialmente quando batemos nas despesas.

Mas também fique preocupado, pois com certeza você faz parte dos 62% de empresas que tem como prioridade para 2013 a otimização de despesas de telecom, segundo estudo do CTEMS (Center for Telecom Enviroment Management Standards). E está sob pressão.

Portanto, antes de resolvermos o problema da otimização, temos que resolver o da visibilidade. Considerando que as despesas de voz são uma das mais imprevisíveis em TI (pois são dependentes do comportamento e ação de todos os colaboradores de sua empresa), acompanhar de perto o uso dos recursos é um excelente ponto de partida para visibilidade e economia significativas.

A atividade de acompanhar o uso dos recursos corporativos, e assim conter as despesas geradas pelos mesmos é chamada de Gestão do Uso. Esta envolve habilidades tecnológicas, pois é suportada por uma plataforma de tarifação, mas também humanas, pois é dependente da elaboração de políticas, da adesão interna de departamentos e funcionários, da definição de regras claras e principalmente, da organização da informação, por meio de relatórios e consultas que traduzam informações de bilhetes de PABX ou faturas de serviços de voz móvel e dados em base sólida para a condução dos rumos da telecomunicação em sua empresa.

A partir de uma boa Gestão do Uso, gestores de TI possuem base sólida não somente para otimizar gastos de centros de custo e indivíduos, mas também para otimizar: Infraestrutura, por meio de reports de tráfego.
 
Contratos com operadoras – de posse das volumetrias de uso (minutagem, gasto, inventário) e também com a possibilidade de simular propostas em cima de sua performance real.
 
Conciliações de conta – confrontando o resultado de seu PABX com o da conta da operadora.
 
Rateio de despesas – aprimorando a gestão por centros de custo, com responsabilidades financeiras pelas despesas de telecom alocadas devidamente a quem pertence.

Dentro de um cenário mais completo de Telecom Expense Management, a Gestão do Uso é um excelente ponto de partida: a atividade é quase toda feita internamente, e com fácil implantação. Porém, é uma das fontes mais significativas ROI em prazo reduzido. Nas próximas semanas, vou falar um pouco mais sobre os aspectos que envolvem uma boa gestão do uso, como:
 
  • Gestão de ligações particulares dos colaboradores
  • Controles de ramais
  • Cadastros corporativos, financeiros e técnicos
  • Estudos de viabilidade para contratação de serviços (pacotes SMS, por exemplo)
  • Investigações sobre mau uso de recursos (serviços de telefone, números 0300…)

Entre outros mais. Espero ouvir de vocês também: tragam dúvidas, sugestões. Vamos conversar mais sobre o assunto e dar uma luz a algo tão importante, mas ainda não totalmente compreendido.

Até a próxima!
 
Por Rodrigo Leme Profissional de marketing com 7 anos de experiência em Gestão de Telecomunicações. Participou da introdução da metodologia Telecom Expense Management no Brasil e atualmente é coordenador de marketing na Informatec, empresa de softwares e serviços dedicados à Gestão do Uso de recursos de telecomunicação: www.informatec.com.br.
 
 
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